De NCR: afwijkingen vastleggen, afhandelen en ervan leren

Een NCR, voluit Non-Conformity Report, legt vast dat een product, proces of document niet voldoet aan de gestelde eisen. Voor veel mensen in de werkplaats voelt een NCR als een beschuldiging. Dat is jammer, want een goed geschreven NCR is juist een instrument om een probleem beheerst op te lossen, de juiste beslissing aantoonbaar te nemen en te voorkomen dat dezelfde fout terugkomt.

In lastechnische projecten zijn NCR's onvermijdelijk. Een las die bij NDO wordt afgekeurd, een materiaalcertificaat dat niet klopt, een maat buiten tolerantie. Wat telt is hoe ermee wordt omgegaan. In dit artikel leest u wanneer u een NCR schrijft, wat erin hoort, welke disposities er zijn en hoe u met een root cause analyse van afwijkingen leert.

1. Wanneer schrijft u een NCR

Een NCR is nodig zodra een eis niet wordt gehaald en dat niet binnen de normale werkwijze wordt opgelost. Denk aan:

• Een las die na visueel onderzoek of NDO niet voldoet aan het afgesproken kwaliteitsniveau uit ISO 5817.
• Materiaal waarvan het certificaat ontbreekt, niet overeenkomt met het product of niet het vereiste type volgens EN 10204 heeft.
• Lassen gemaakt met een WPS die niet door een geldige kwalificatie wordt gedekt, of door een lasser zonder geldige kwalificatie volgens ISO 9606-1.
• Maatafwijkingen buiten de toleranties van tekening of norm.
• Een overgeslagen hold point uit het ITP.

Niet elke onvolkomenheid vraagt om een NCR. Een las met een lichte afwijking die volgens de goedgekeurde reparatieprocedure wordt hersteld en opnieuw wordt onderzocht, wordt in veel projecten afgehandeld via het reparatieregister. Leg vooraf in het kwaliteitsplan vast waar die grens ligt. Ook een overgeslagen interventiepunt is een afwijking; hoe u die punten vastlegt, leest u in het artikel over een ITP opstellen.

2. Wat er in een NCR hoort

Een NCR moet op zichzelf leesbaar zijn, ook bij een audit maanden later. Neem minimaal op:

• Een uniek nummer, de datum en de naam van de opsteller.
• Project, ordernummer en identificatie van het product: tekeningnummer, lasnummer, heatnummer of tagnummer.
• De eis waaraan niet is voldaan, met verwijzing naar tekening, specificatie, norm of procedure.
• Een feitelijke omschrijving van de afwijking, met meetwaarden en foto's of het NDO-rapport als bijlage.
• De voorgestelde dispositie met onderbouwing.
• De goedkeuring van de dispositie door de bevoegde partijen.
• De uitvoering en verificatie van de dispositie.
• De oorzaak en de corrigerende maatregel.
• De afsluiting, met datum en handtekening.

Houd de omschrijving feitelijk en neutraal. Een NCR beschrijft wat er is vastgesteld, niet wie er schuld heeft.

3. De disposities: use as is, repair, rework en reject

De dispositie is de beslissing over wat er met het afwijkende product gebeurt. De vier gangbare disposities:

• Use as is: het product wordt geaccepteerd zoals het is, omdat de afwijking de functie, veiligheid en levensduur aantoonbaar niet beinvloedt. Dit vraagt altijd om een technische onderbouwing en goedkeuring door de klant, en waar van toepassing door de ontwerper of keurende instantie. In feite is het een concessie op de eisen.
• Repair: het product wordt hersteld tot een aanvaardbare toestand, die niet noodzakelijk gelijk is aan de oorspronkelijke eis. Een reparatie wordt uitgevoerd volgens een goedgekeurde procedure. Omdat het eindresultaat afwijkt van de oorspronkelijke specificatie, is ook hier goedkeuring van de klant nodig.
• Rework: het product wordt nabewerkt zodat het volledig voldoet aan de oorspronkelijke eisen. Voorbeelden zijn een afgekeurde las uitslijpen en opnieuw lassen volgens de oorspronkelijke WPS, of een maat alsnog op tolerantie brengen. Na rework volgt dezelfde inspectie als oorspronkelijk voorgeschreven.
• Reject: het product wordt afgekeurd en vervangen of teruggestuurd naar de leverancier.

Bij drukapparatuur onder PED 2014/68/EU kan de keurende instantie betrokken moeten worden bij de beoordeling van een reparatie of concessie. Controleer dat voordat de dispositie wordt uitgevoerd.

4. Wie beslist over de dispositie

Rework en reject kunnen vaak door de fabrikant zelf worden besloten, omdat het resultaat voldoet aan de oorspronkelijke eisen of het product niet wordt geleverd. Use as is en repair veranderen de feitelijke kwaliteit van wat de klant ontvangt. Die beslissingen horen daarom bij de klant, eventueel ondersteund door de ontwerper en de lascoordinator volgens ISO 14731.

Leg in het kwaliteitsplan vast wie namens elke partij een NCR mag goedkeuren. Een onafhankelijke beoordeling helpt als belangen botsen, bijvoorbeeld wanneer een use as is voorstel vooral wordt ingegeven door planningsdruk. Onze QA en QC ondersteuning is voor dat soort beoordelingen ingericht.

5. Root cause analyse: de oorzaak achter de afwijking

Een NCR die alleen het product herstelt, lost het probleem voor een keer op. Om herhaling te voorkomen moet u de werkelijke oorzaak vinden. Twee eenvoudige methoden werken in de praktijk goed:

• Vijf keer waarom: vraag door tot u bij een oorzaak komt die u structureel kunt aanpakken. Porositeit, waarom? Gasbescherming verstoord. Waarom? Tocht door een open deur. Waarom? Geen afscherming bij die werkplek. Dan is de afscherming de maatregel, niet het opnieuw lassen.
• Visgraatdiagram: breng mogelijke oorzaken in kaart per categorie, zoals mens, methode, materiaal, machine, meting en omgeving.

Onderscheid daarbij drie stappen: de correctie (het product herstellen), de corrigerende maatregel (de oorzaak wegnemen) en de verificatie of die maatregel werkt. ISO 9001 vraagt dit in de paragrafen over beheersing van afwijkende output en over corrigerende maatregelen, en ook ISO 3834-2 vraagt om beheerste afhandeling van afwijkingen.

6. Leren van afwijkingen

De grootste waarde van NCR's zit in de trends. Analyseer ze periodiek: welke soorten afwijkingen komen het meest voor, bij welke processtap, welke leverancier, welke lasmethode? Een reeks NCR's over bindingsfouten bij een bepaalde lasser of WPS zegt meer dan elke afzonderlijke NCR.

Vertaal die inzichten naar concrete aanpassingen, zoals een extra controlepunt in het ITP, een aangepaste WPS, gerichte instructie of een andere leverancierskeuze. Bewaar gesloten NCR's in het projectdossier, want de klant wil bij oplevering zien welke afwijkingen er waren en hoe ze zijn afgehandeld. Hoe u dat dossier opbouwt, leest u in het artikel over het MRB en MDR.