Het MRB en MDR: het projectdossier goed opbouwen

Het MRB (Manufacturing Record Book) of MDR (Manufacturing Data Report) is het einddossier van een fabricageproject: de gebundelde bewijsvoering dat het product volgens contract, normen en goedgekeurde procedures is gemaakt en gecontroleerd. De klant, de keurende instantie en later de eigenaar van de installatie moeten er jaren na oplevering nog mee uit de voeten kunnen.

In de praktijk is het dossier vaak het sluitstuk dat in de laatste week onder hoge druk in elkaar wordt gezet, met ontbrekende certificaten, niet ondertekende rapporten en naspeurwerk als gevolg. Dat is onnodig. In dit artikel beschrijft DEHAAS wat er in een MRB of MDR hoort, in welke volgorde, en hoe u het dossier digitaal tijdens het project opbouwt zodat de oplevering een formaliteit wordt.

MRB, MDR en einddossier: begrippen op een rij

De termen worden door elkaar gebruikt en betekenen in de kern hetzelfde: het samenhangende pakket registraties van een fabricageproject. MRB is gangbaar in de olie- en gasindustrie en de procesindustrie, MDR komt onder meer uit de ASME-wereld, waar de data report formulieren onderdeel van het dossier zijn. Andere namen zijn opleverdossier, fabricagedossier of documentation package.

Wat erin moet, bepaalt het contract samen met de toepassingsnorm. Bij drukapparatuur onder PED 2014/68/EU schrijft de richtlijn voor welke technische documentatie de fabrikant moet kunnen overleggen. Bij staalconstructies onder EN 1090-2 vormen de kwaliteitsregistraties de basis onder de prestatieverklaring. De inhoudsopgave hoort daarom altijd projectspecifiek te zijn, afgestemd met de klant voordat de fabricage start.

De vaste inhoud van een MRB of MDR

Een volledig dossier bevat, afhankelijk van de scope, in elk geval deze blokken:

• Algemeen: inhoudsopgave, projectgegevens, orderbevestiging of contractreferentie, afwijkingenoverzicht en certificaat van conformiteit.
• Ontwerp en specificaties: geldende tekeningen as built, berekeningen waar vereist, toegepaste normen met revisie.
• Materiaal: materiaalcertificaten (meestal type 3.1 volgens EN 10204), traceerbaarheidslijsten die certificaat aan onderdeel koppelen.
• Lastechniek: WPS-overzicht, methodekwalificaties volgens EN ISO 15614-1 of ASME IX, lasserskwalificaties volgens ISO 9606-1, weld map en lasregister.
• Inspectie en beproeving: het afgetekende ITP, VT-rapporten, NDO-rapporten met kwalificaties van het personeel volgens ISO 9712, druk- of beproevingsrapporten, maatcontroles.
• Nabehandeling en conservering: warmtebehandelingsgrafieken, coatingrapporten.
• Afwijkingen: alle afwijkingsrapporten met dispositie en afsluiting.

Volgorde en structuur: de lezer bepaalt

Bouw het dossier op in de volgorde waarin een beoordelaar denkt, niet in de volgorde waarin de documenten toevallig binnenkwamen. Gangbaar en logisch is: eerst het algemene deel met conformiteitsverklaring en afwijkingenoverzicht, dan ontwerp, dan materiaal, dan fabricage en lastechniek, dan inspectie en beproeving, en als laatste conservering en bijlagen.

Geef elke sectie een tabblad of digitale map met een vaste nummering en verwijs vanuit de inhoudsopgave naar documentnummers, niet naar paginanummers. Cruciaal is de rode draad: vanuit elk onderdeel moet de keten te volgen zijn van tekening naar materiaalcertificaat, naar las, naar lasser, naar WPS, naar inspectierapport. Die keten staat of valt met een goed bijgehouden weld map en lasregister.

Digitaal opbouwen tijdens het project, niet achteraf

Het grootste verbeterpunt bij de meeste fabrikanten is het moment van samenstellen. Wie het dossier pas na de laatste las opbouwt, ontdekt dan pas dat een certificaat ontbreekt, een rapport niet ondertekend is of een lasser buiten zijn kwalificatie heeft gewerkt. Op dat moment is herstel duur en vertraagt het de oplevering.

De oplossing is simpel: richt bij projectstart de digitale dossierstructuur in, gekoppeld aan de inhoudsopgave en aan de regels van het ITP. Elk document gaat op de dag van ontstaan op de juiste plek staan, met een documentenregister dat per verwacht document de status bijhoudt: verwacht, ontvangen, goedgekeurd. Wekelijks is dan in een oogopslag te zien welke stukken ontbreken, terwijl herstel nog goedkoop is. De afspraken hierover legt u vast in het ITP en het kwaliteitsplan.

Veelgemaakte fouten in het dossier

Bij dossierbeoordelingen komen dezelfde gebreken telkens terug:

• Materiaalcertificaten die niet aan een onderdeel te koppelen zijn omdat de traceerbaarheidslijst ontbreekt of chargenummers niet zijn overgenomen.
• NDO-rapporten zonder kwalificatiebewijs van de onderzoeker of zonder verwijzing naar de toegepaste procedure.
• Rapporten zonder handtekening of met een datum die niet in de projectplanning past.
• Afwijkingsrapporten die wel geopend maar nooit formeel afgesloten zijn.
• Een inhoudsopgave die niet overeenkomt met de werkelijke inhoud, of dubbele revisies van hetzelfde document.

Laat het dossier daarom voor indiening door iemand anders dan de samensteller controleren, bij voorkeur door iemand die gewend is dossiers te beoordelen zoals een klant of keurende instantie dat doet.

Wie stelt het dossier samen

Formeel is de fabrikant verantwoordelijk, in de praktijk is het samenstellen een vak apart dat discipline en normkennis vraagt. Op grotere projecten loont een vaste document controller of QA en QC medewerker die het register bijhoudt, documenten toetst bij binnenkomst en leveranciersdossiers van onderaannemers bewaakt.

Heeft u die capaciteit niet in huis, dan kan een onafhankelijke partij het dossierbeheer verzorgen, van inrichting bij de start tot de eindcontrole voor indiening. DEHAAS doet dit als onderdeel van de QA en QC ondersteuning, hands-on en in heel Nederland. Zo wordt het dossier een bijproduct van goed projectbeheer in plaats van een eindsprint.