Een ITP opstellen dat in de praktijk werkt

Het ITP, voluit Inspection and Test Plan, is de ruggengraat van de kwaliteitsbewaking in een fabricageproject. Het legt per processtap vast welke controle of test er plaatsvindt, tegen welk criterium, door wie, en welke partij daarbij aanwezig moet zijn. Een goed ITP opstellen voorkomt dat inspecties vergeten worden, dat de klant onaangenaam verrast wordt en dat er aan het einde van het project discussie ontstaat over wat er wel en niet gecontroleerd is.

In de praktijk ziet DEHAAS twee uitersten: het ITP dat als verplicht nummer wordt gekopieerd uit een vorig project en daarna in een la verdwijnt, en het ITP dat zo gedetailleerd is dat niemand er nog mee werkt. Dit artikel beschrijft hoe u er een maakt die daartussenin zit: volledig genoeg om te sturen, praktisch genoeg om dagelijks te gebruiken.

Wat een ITP is en wat het niet is

Het ITP is een tabel die de fabricagevolgorde volgt, van binnenkomst van materiaal tot en met eindinspectie en documentatie. Per regel staat een activiteit met de bijbehorende controle: welke inspectie of test, de referentie naar procedure of norm, het acceptatiecriterium, het vast te leggen document en de betrokkenheid van elke partij.

Het ITP is geen kwaliteitsplan. Het kwaliteitsplan (QCP) beschrijft de organisatie, verantwoordelijkheden en werkwijze van het hele project; het ITP is de concrete inspectieplanning die daaruit volgt. Beide documenten horen naar elkaar te verwijzen. Het verschil en de samenhang werken we uit in het artikel over het QCP of kwaliteitsplan.

De opbouw: kolommen die u minimaal nodig heeft

Een werkbaar ITP heeft per regel minimaal deze kolommen:

• Volgnummer en omschrijving van de activiteit, in de volgorde van het fabricageproces.
• Referentiedocument: tekening, WPS, procedure of norm, bijvoorbeeld EN ISO 15614-1 voor de methodekwalificatie of ISO 17637 voor visueel onderzoek.
• Acceptatiecriterium, bijvoorbeeld ISO 5817 niveau B of de toleranties uit EN 1090-2.
• Verificatiedocument: welk rapport, certificaat of registratie het bewijs vormt.
• Een kolom per partij (fabrikant, klant, derde partij of keurende instantie) met daarin het type betrokkenheid.

Nummer de regels logisch per fase: materiaal, voorbewerking, samenbouw, lassen, NDO, nabehandeling, beproeving, conservering, eindinspectie, documentatie. Zo is het ITP direct te koppelen aan de planning.

Hold, witness en review punten

De kern van het ITP zijn de interventiepunten per partij. De gangbare indeling:

• Hold point (H): de productie mag niet verder voordat de aangewezen partij de controle heeft uitgevoerd of vrijgave heeft gegeven. Doorwerken zonder vrijgave is een afwijking.
• Witness point (W): de partij wordt uitgenodigd om aanwezig te zijn. Verschijnt hij niet binnen de afgesproken termijn, dan mag de productie verder.
• Review (R): de partij beoordeelt achteraf documenten, zoals rapporten en certificaten.
• Surveillance of monitor (S of M): steekproefsgewijs toezicht zonder vaste stop.

Wees zuinig met hold points: elk hold point is een geplande stilstand. Zet ze op momenten die daarna niet meer controleerbaar zijn, zoals de controle van naadvoorbewerking en samenbouw voor het dichtlassen, of een drukproef.

Verantwoordelijkheden helder beleggen

Elke regel in het ITP heeft een eigenaar. Leg vast wie de controle uitvoert, wie het rapport opstelt en wie tekent voor vrijgave. Bij lastechnische onderwerpen hoort de rol van de lascoordinator volgens ISO 14731 herkenbaar terug te komen: wie beoordeelt de WPS, wie bewaakt de kwalificaties van lassers volgens ISO 9606-1, wie geeft lasnaden vrij.

Vergeet de externe partijen niet. Bij drukapparatuur onder PED 2014/68/EU heeft de keurende instantie eigen verplichte interventiepunten; die neemt u letterlijk over in het ITP. Bij projecten met een onafhankelijke inspecteur namens de klant legt u vast welke punten die inspecteur bijwoont en hoe hij wordt uitgenodigd. Onafhankelijke invulling van die rol is precies waar onze QA en QC ondersteuning op is ingericht.

Afstemming met de klant: voor de start, niet erna

Een ITP is pas geldig als alle partijen het hebben goedgekeurd. Stuur het concept in een vroeg stadium aan de klant en eventuele derde partijen, verwerk hun interventiepunten en leg de goedgekeurde revisie vast voordat de fabricage start. Spreek ook de praktische kant af: de notificatietermijn voor witness en hold points (bijvoorbeeld vijf werkdagen), de wijze van uitnodigen en wat er gebeurt als een partij niet verschijnt.

Houd het ITP daarna levend. Wijzigt de fabricagevolgorde of komt er een processtap bij, dan wijzigt het ITP mee via een nieuwe revisie met zichtbare wijzigingsmarkering. Een ITP dat niet meer klopt met de werkelijkheid is bij een audit of oplevering een vinding op zich.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen

Deze fouten komen in de praktijk het vaakst terug:

• Kopieren uit een oud project zonder de referenties en criteria aan te passen aan het nieuwe contract.
• Acceptatiecriteria vaag laten: er staat wel een controle, maar niet tegen welk niveau wordt beoordeeld.
• Geen koppeling met het verificatiedocument, waardoor bij de eindoplevering onduidelijk is welk rapport bij welke regel hoort.
• Te veel hold points, waardoor de planning vastloopt en partijen punten stilzwijgend gaan overslaan.
• Het ITP niet bijwerken na wijzigingen, waardoor het dossier en de praktijk uit elkaar lopen.

Wie de afgetekende ITP-regels direct koppelt aan de dossieropbouw, heeft aan het einde van het project vrijwel geen naspeurwerk. Hoe u dat dossier inricht leest u in het artikel over het MRB en MDR.